Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó​. Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.

Về mặt hình thức: Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Về nguyên tắc: Cơ quan nhà nước Việt Nam chỉ chấp nhận xem xét các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.

Điều kiện để các giấy tờ, tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự:

  1. Là giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức tại nước ngoài cấp được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
  2. Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.
  3. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
  4. Không thuộc trường hợp các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
  • Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
  • Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
  • Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự:

Tùy theo từng quốc gia mà quy trình có chút thay đổi, còn hầu như đều tuân thủ theo các bước sau:

Bước 1/ Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch thuật hoặc sao y bản chính bởi sở tư pháp, viện pháp luật, hay văn phòng luật và công chứng

Bước 2/ Được xác nhận của bộ ngoại giao nước sở tại, tức bộ ngoại giao của quốc gia mà tài liệu đó được phát hành gọi là chứng nhận lãnh sự.

Bước 3/ gồm có 2 bước nhỏ như sau:

  1. Nếu tài liệu còn ở nước sở tại, thì mang đến Bộ ngoại giao của Việt Nam đặt tại nước sở tại để hợp pháp hóa lãnh sự. Khi về Việt Nam tài liệu coi như hoàn tất, chỉ còn dịch thuật và công chứng là xong.
  2. Nếu tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao của Việt Nam đặt tại nước sở tại, thì khi đưa tài liệu về Việt Nam phải làm thêm 2 khâu nữa là:
  • Mang tài liệu chứng nhận lãnh sự của nước sở tại đang ở Việt Nam đến Bộ ngoại giao nước sở tại ở Việt Nam để tiếp tục chứng nhận lãnh sự lần 2.
  • Mang đến Bộ ngoại giao Việt Nam tại Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

  • Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự
  • Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp. (Giấy tờ này không cần phải chứng thực)
  • Tài liệu đề nghị để hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận con dấu, chữ ký).
  • Bản copy giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với các giấy tờ như đăng ký kết hôn, học bạ, bằng cấp… cần mang theo bản chính để đối chiếu.
  • Bản dịch (không cần phải chứng thực) giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này).

Nơi nộp hồ sơ: Cục Lãnh Sự – Bộ Ngoại Giao hoặc các cơ quan cấp tỉnh do Bộ Ngoại Giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.

Thời gian thực hiện: 01 ngày nếu số lượng tài liệu từ 01 bản đến 10 bản, 02 ngày trở lên nếu số lượng tài liệu từ 11 bản trở lên hoặc các tài liệu yêu cầu xác minh.

Quý khách còn có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0902949485 để được tư vấn kỹ hơn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.